Politique de confidentialité

Les informations personnelles comprennent toute information factuelle ou subjective, enregistrée ou non, concernant une personne identifiable. Nous collectons les informations personnelles suivantes :

• Prénom.
• Adresse.
• Numéros de téléphone/fax.
• Adresse électronique.
• Date de naissance.
• Sexe/Genre.
• État matrimonial/familial.
• Information d'emploi.
• Numéro d’inscription au collège pour les professionnels de la santé réglementés.
• Numéro d'assurance sociale.
• Renseignements médicaux, avantages sociaux, sécurité au travail et assurances.
• Renseignements sur l'emploi liés à la négociation collective, à l'administration des conventions collectives et à la relation de travail (y compris, mais sans s'y limiter, l'employeur, les documents de candidature/CV, les relevés de notes, l'emploi/le poste/la classification, les salaires, les avantages sociaux, les tâches accomplies, les évaluations du rendement, la discipline, les griefs et autres informations relatives aux plaintes légales, la correspondance, les enquêtes, les dossiers.)

Le directeur général de l’ONA, le conseil d’administration, les membres du comité exécutif local, le responsable de la protection de la vie privée, les ressources humaines et les employés de l’ONA sont responsables de veiller au respect de la présente politique de confidentialité.

L'ONA s'engage à fournir des relations de travail et d'autres services à ses membres, des possibilités de formation et des informations à jour dans le domaine de la pratique professionnelle et des soins de santé, ainsi que des informations concernant l'association elle-même.

Pour atteindre ces objectifs, l'ONA peut recueillir, utiliser et divulguer les renseignements personnels des membres et des employés, le cas échéant, aux fins suivantes :

• Pour vérifier l’identité des membres et des employés de l’ONA.
• Pour inscrire les membres et les employés aux événements, à la formation et aux programmes de l'ONA.
• Permettre et aider les membres de l’ONA à communiquer entre eux et à participer à l’ONA.
• Pour collecter les cotisations auprès des employeurs.
• Assurer la représentation des membres, y compris, mais sans s’y limiter, la négociation et l’administration des conventions collectives, l’application des lois et des lois, l’administration des relations de travail et la fourniture d’une assistance générale dans d’autres domaines.
• Pour enquêter sur les griefs, les réclamations auprès de la Commission de la sécurité professionnelle et de l'assurance contre les accidents du travail, les réclamations d'invalidité de longue durée, les problèmes liés à la Commission des relations de travail de l'Ontario, les questions de santé et de sécurité, les procédures réglementaires, les questions ou procédures judiciaires et autres, les problèmes de charge de travail et de qualité des soins aux patients et les problèmes de pratique professionnelle.
• Pour détecter et prévenir la fraude.
• Pour répondre aux exigences réglementaires.
• Effectuer des recherches à des fins de tendances.
• Pour évaluer votre admissibilité aux produits et services.
• Communiquer et fournir des informations et des mises à jour aux membres, notamment sur l'ONA, ses activités au nom des membres et d'autres informations pertinentes pour les membres de l'ONA, les avantages des membres et des employés.
• Communiquer et fournir des informations sur les événements, programmes, services et autres opportunités à venir aux membres et aux employés.
• Fournir aux membres et aux employés l’accès approprié aux zones sécurisées du site Web de l’ONA et au portail des membres.

Dans la mesure où l’ONA agit à titre d’agent négociateur exclusif de ses membres dans leurs relations de travail avec les employeurs, le droit du travail lui confère le pouvoir de recueillir des renseignements personnels relatifs à la négociation collective ou à l’administration de la convention collective. Le consentement individuel des membres n’est pas requis puisque l’ONA a besoin de ces renseignements pour mener à bien ses activités légales à titre d’agent négociateur exclusif. La présente politique ne limite pas cette autorité légale.

Outre les cas où le consentement est requis, les personnes donnent leur consentement de plusieurs façons, notamment en choisissant de travailler dans un établissement syndiqué de l'ONA, en fournissant des renseignements personnels à l'ONA pour obtenir un service ou un emploi, y compris des renseignements qui nous ont été précédemment fournis, par consentement exprès à des fins spécifiques et par l'intermédiaire de votre représentant autorisé.

Le personnel de l'ONA, le conseil d'administration et le comité exécutif local n'ont accès qu'aux renseignements personnels fournis par le membre, l'employeur ou l'employé qui sont nécessaires pour atteindre les objectifs énoncés dans la présente politique. Les renseignements personnels sur les membres ou les employés potentiels peuvent être recueillis auprès des personnes qui s'adressent à l'ONA pour une organisation ou un emploi.

L'ONA peut partager vos informations avec des prestataires de services qui nous assistent, notamment des avocats, des médecins, des comptables et d'autres professionnels et affiliés, ceux qui effectuent des recherches sur les membres ou les employés pour nous, avec des maisons de publipostage ou des sociétés d'impression externes pour les envois postaux et les programmes d'affinité de l'ONA tels qu'établis par l'ONA.

Ces parties ne sont pas autorisées à utiliser des informations personnellement identifiables, sauf dans le but de fournir ces services.

Dans la mesure où l'ONA agit à titre d'agent négociateur exclusif d'un membre, le consentement des membres à la collecte, à l'utilisation et à la divulgation de leurs renseignements personnels dans le cadre de la négociation collective et de l'administration de la convention collective n'est pas légalement requis en vertu du droit du travail. Pour cette raison, le retrait du consentement individuel ne se pose pas.

En dehors de cela, lorsque le consentement individuel est requis, vous pouvez, moyennant un préavis raisonnable, retirer votre consentement à la collecte, à l'utilisation ou à la divulgation de vos informations personnelles, à condition qu'aucune obligation légale ne s'y oppose. Cependant, cela peut nous empêcher de vous fournir le produit ou le service demandé et entraver notre capacité à vous représenter.

Dans la mesure où le consentement est légalement requis pour recueillir, utiliser ou divulguer les informations d'adhésion à des fins spécifiques (comme une communication/un courrier électronique volontaire du syndicat), le consentement peut être retiré en contactant l'ONA qui s'assurera que les informations personnelles de la personne ne seront plus utilisées ou divulguées par l'organisation à cette fin.

L'ONA conserve les informations personnelles uniquement aussi longtemps que nécessaire pour atteindre les objectifs énoncés dans la présente politique et pour répondre à toutes les exigences de la loi.

L'objectif de l'ONA est que les renseignements personnels recueillis, utilisés et divulgués par l'ONA soient aussi exacts que nécessaire pour atteindre l'objectif visé. Les principales sources de mise à jour de l'ONA sont les membres, les dirigeants et les employeurs. Les membres sont encouragés à mettre à jour l'ONA directement par l'intermédiaire de l'équipe des services aux cotisations et aux membres au numéro sans frais 1-800-387-5580, poste 2200, par courriel à memberchanges@ona.org ou via le site Internet de l'ONA.

Les employés peuvent contacter les ressources humaines pour mettre à jour leurs informations.

En cas de litige concernant l’exactitude ou non des renseignements personnels, qui ne peut être résolu, l’ONA enregistrera brièvement la nature du litige et, si elle juge nécessaire et pratique de le faire, la communiquera à toute personne avec qui elle a partagé ces renseignements.

L'ONA s'engage à protéger les renseignements personnels contre tout accès non autorisé, toute divulgation involontaire ou tout vol. Cette protection est assurée par des pare-feu dans le système informatique, des mots de passe et une authentification multifactorielle pour protéger les bases de données et les systèmes internes, des classeurs verrouillables et un accès restreint aux bureaux. Des niveaux d'accès sont attribués selon les besoins pour atteindre les objectifs énoncés dans la présente politique. L'ONA examine régulièrement son infrastructure de sécurité et met en œuvre des améliorations basées sur les meilleures pratiques standard du secteur.

Pour améliorer votre expérience de navigation lorsque vous accédez à la section sécurisée du site Web de l'ONA, un petit fichier texte appelé « cookie » est envoyé par notre serveur Web à votre navigateur et stocké sur votre ordinateur. Les cookies nous permettent de vous reconnaître lorsque vous êtes connecté au site Web de l'ONA et expirent lorsque vous fermez la fenêtre de votre navigateur. Vous pouvez configurer votre navigateur pour qu'il vous avertisse lorsque vous recevez des cookies, et vous pouvez choisir de désactiver ou de supprimer les cookies si vous le souhaitez. Les cookies ne sont pas des programmes ou du code et ne sont utilisés que pour optimiser la navigation.

Le site Internet d'ONA peut également enregistrer les adresses IP (fournisseurs d'accès Internet) des visiteurs. Ces informations sont utilisées, sous forme agrégée, pour fournir des mesures statistiques sur l'utilisation du site. Cela nous permet d'améliorer continuellement le contenu et la conception de nos sites Internet.

Le site Web de l'ONA peut contenir des liens vers d'autres sites Web détenus et exploités par des tiers. Bien que nous tentions de garantir que ces organisations adhèrent à des politiques de confidentialité similaires, nous ne sommes pas responsables du contenu ou des pratiques de confidentialité de ces sites. Il est fortement recommandé de consulter les politiques de confidentialité des autres sites avant de fournir des informations personnelles sur ces sites.

Les versions mises à jour de cette politique de confidentialité continueront d'être publiées sur le site Web de l'ONA au fur et à mesure que nous effectuerons des mises à jour. Cette politique est également disponible en version papier au bureau de l'ONA, dont une copie peut être demandée en contactant l'ONA à l'adresse suivante :

Association des infirmières et infirmiers de l'Ontario
85, rue Grenville
Toronto (Ontario) M5S 3A2
Téléphone: (416) 964-8833
Télécopieur: (416) 964-8864
E-mail : onamail@ona.org

Les personnes ont le droit de demander l'accès à leurs propres informations personnelles détenues et contrôlées par l'ONA, sous réserve des restrictions contenues dans la présente politique ou par la loi. Elles ont également le droit de savoir si leurs informations ont été divulguées à des tiers. Si des personnes souhaitent accéder à leurs informations personnelles, elles doivent contacter l'ONA par écrit à l'adresse postale ou électronique ci-dessus. L'ONA se réserve le droit de facturer des frais raisonnables pour la copie de ces informations.

Sauf si la loi l'exige, la politique de l'ONA est que l'accès aux renseignements personnels peut ne pas être autorisé dans les cas suivants :

• Informations juridiquement privilégiées.
• Évaluations médicales préparées à la demande de l'ONA.
• Lorsque la divulgation est interdite par la loi.
• Renseignements concernant des personnes autres que la personne demandant l’accès.
• Informations communiquées à l'ONA à titre confidentiel.
• Renseignements susceptibles de menacer ou de nuire à la personne qui cherche à avoir accès à sa vie, sa santé, sa sécurité ou sa sûreté. L'ONA envisagera de les divulguer à tout professionnel de la santé qui aide la personne si elle estime qu'il est sage et approprié de le faire.
• Lorsque cela pourrait porter préjudice à toute réclamation déposée par l'ONA au nom de la personne.
• Informations relatives à tout processus de règlement des différends entre l’ONA et la personne demandant l’accès.
• Notes, communications et autres produits du travail des dirigeants et du personnel de l'ONA.
• Informations qui pourraient menacer ou porter atteinte à la vie, à la santé ou à la sécurité d’individus autres que celui qui demande l’accès.
• Lorsque, de l’avis de l’ONA, la demande est frivole, vexatoire ou faite de mauvaise foi.
• Lorsque l’ONA peut séparer les informations qui ne doivent pas être divulguées de celles qui peuvent l’être, elle le fera.

Si les personnes ont une question, une préoccupation ou une plainte concernant la politique de confidentialité de l'ONA, elles peuvent contacter le responsable de la confidentialité à ONAPrivacyOfficer@ona.org.